מדוע הכרחי לעבור מ Excel למערכת CRM

כל בעל עסק , מנהל, איש מכירות או כל משתמש אקסל אחר, מכירים את ההרגל המוכר בניהול קשרי הלקוחות דרך מסמכי האקסל.
ככל שהחברה גדלה וכמות הלקוחות הפוטנציאליים והקיימים עולה,
הרגל זה הופך ממועיל למזיק ותוצאתו יכולה להביא לירידה בתפקודה של החברה ואף לפגיעה ברווחיה.

בשלב זה יש לוותר על ההרגל הבעייתי ולהתקדם למערכת CRM.

ישנן סיבות רבות שבהן עבודה עם אקסל, על חשבון הקמת מערכת CRM, פוגעת בתפקוד החברה ורווחיה,
מספר דוגמאות הן להלן:

באקסל יכולת סינון המידע אינו פשוט לתפעול ובעייתי

נתחיל מהעובדה כי סינון המידע במסמך אקסל , לא יכול לשלב סינון מידע מכמה מסמכים (אנשי קשר, הצעות מחיר, חברות…)
אלא רק את המידע במסמך הנוכחי. בנוסף, על מנת לסנן מידע במסמך אקסל יש להשתמש באובייקט הסנן ולהפעילו כראוי.
יש לסמן את כל רשומות האקסל (מה קורה כשישנן מאות?) ולבחור ערכים מתוך הזיהוי האוטומטי של האקסל שאינו תמיד מדויק.
על מנת לסנן מידע משולב של מספר שדות יש צורך בידע "מעבר לבסיסי" יחסית והסינון אינו נח לתפעול.

במערכת SugarCRM ניתן להפעיל סינון מידע על כל השדות הקיימים במערכת
ואף לשלב קומבינציה בין כל שדות אלה בקלות יתרה.

בנוסף, אין צורך "להוסיף סנן" ויכולת הסינון אינה מצריכה הדרכה או רקע טכנולוגי כלל!
שדות החיפוש מופיעים אוטומטית והמערכת מעלימה מהמסך, באופן אוטומטי גם כן,
את הרשומות שאינן רלוונטיות, כך שתוצאות הסינון ברורות.

במערכת SugarCRM ניתן גם "לשמור בשם" את הסינונים הקודמים, כך שאין צורך לשנות את תכונות הסינון בכל פעם מחדש.
לדוגמא: אם חיפשתם בעבר את כל החברות של לקוחותיכם בלבד, מתחום התקשורת בלבד ובטיפול איש מכירות ספציפי,
תוכלו לשמור זאת בתור "חברות בתחום התקשורת של אבירם גורן (איש המכירות)"

בעזרת יכולות הסינון המתקדמות של SugarCRM והקלות שבה התהליך נעשה,
אתם חוסכים, כבר בטווח הקצר, בשעות עבודה המתורגמום לחסכון בעלויות!

באקסל המידע אינו מקושר עם מסמכים אחרים

כמה פעמים קרה שעברתם על מסמך אנשי הקשר, ובטור ה"חברה" (החברה שבה עובד איש הקשר)
תהיתם מה פרטי החברה המלאים? (כתובת, מספרי טלפון, קישור לאתר הבית, ועוד פרטים רבים)
האקסל אינו מנהל קישורים אוטומטיים בין ערכי הרשומות במסמך הנוכחי, לבין פרטיהם במסמך אחר (מסמך פרטי החברות).

מערכת SugarCRM חוסכת לכם את זמן החיפוש אחר הרשומות המקושרות בעזרת לינקים
הנוצרים אוטומטית לרשימות המקושרות. וכידוע, קיצוץ בזמן, שווה לקיצוץ בעלויות.
במערכת SugarCRM ניתן לגשת בקלות למידע המקושר באופן אוטומטי עם האובייקט הנוכחי.

למשל: בפרטי איש הקשר ניתן לגשת לפרטיה המלאים של החברה שבה הוא עובד,
פרטי הצעות המחיר שקיבל, פרטי הרכישות שרכש בעבר, היסטוריית הפגישות והשיחות עימו ותיעודן,
המסמכים ממאגר המסמכים הקשורים אליו , חוזים שנחתמו איתו ועוד אינסוף אפשרויות להרחבה והוספה. 

יכולות אלה מאפשרות תהליך עבודה קל בהרבה מהעבודה עם excel.

באקסל אין יכולות מעקב אחר הטיפול בלקוח, או מטלה מסוימת

באקסל לא ניתן להעביר טיפול של לקוח מסוים לאיש מכירות/תמיכה מסוים
ולא ניתן לעקוב אחר הטיפול של כל איש מכירות/תמיכה בנפרד.
אי יכולת זו, לא מאפשרת תהליך עבודה רציף בחברה ופוגעת בתפקוד החברה.

במערכת SugarCRM ניתן להעביר רשומות ספציפיות (אנשי קשר, הצעות מחיר, מטלות וכו')
לטיפול עובדים ספציפיים ולעקוב אחר הטיפול בהן.
החלוקה נתמכת אוטומטית גם בסינון מידע ודוחות (למשל "כל הלקוחות בטיפולו של אבירם גורן").

באקסל לא קיימת אפשרות לחלוקה לצוותים והרשאות

באקסל לא ניתן לקבוע אילו רשומות יהיו חשופות לצוות מסוים,
בזמן שצוותים אחרים יטפלו רק ברשומות המוקצות וחשופות לצוות שלהם בלבד.
כנ"ל לגבי הקצאת הרשאות לעובדים – איזה מידע יהיה גלוי ואיזה לא,
לכל עובד ספציפי ועבור כל אובייקט במערכת בנפרד.

במערכת SugarCRM ניתן לחלק את העובדים לצוותים.
לדוגמא: צוותי המכירות, השיווק, הפיתוח, התמיכה וההנהלה
וכן ניתן לתת הרשאות צפייה לפי צוותים או עובדים ספציפיים.

באקסל הכנת דוחות פשוטים לוקחים זמן

עשו חישוב, כמה עסקאות יכולתם להציל בכך שהייתם יכולים בלחיצת כפתור
להוציא דוח מצב על כל מידע הנמצא במערכת?
נכון, ניתן להכין דוחות באקסל, אך האם ההשקעה בשעות עבודה דומה לזו
של הכנת דוחות במערכת CRM ? התשובה היא ברורה.

במערכת SugarCRM ניתן בקלות להוציא דוחות וחתכי מידע,
לא רק עבור אובייקט יחיד כמו באקסל (מסמך יחיד), אלא עבור כל האובייקטים במערכת.
לדוגמא: אנשי קשר שניתנה להם הצעת מחיר בעלת סכום הגבוה מ 1000 ₪
ובעלי המטלות שעדיין פתוחות אצל אנשי המכירות ולא נקבעה להם פגישה בשבוע הקרוב.

ניתן גם לקבל דוחות אוטומטיים במייל ולהציג דוחות במסך הראשי (דף הבית) של המערכת.

באקסל אין כל תיעוד על שינויים ושמירת היסטוריה

באקסל , כאשר ערך משתנה והקובץ נשמר, אין דרך לתעד, להציג או לשחזר את הערכים הקודמים.
עובדה זו יכולה לפגוע קשות בתפקוד תהליכי העבודה בחברה, שכן אין לדעת או לשחזר את המידע.

במערכת SugarCRM התיעוד מלא ואוטומטי.
ניתן לדעת אילו רשומות שונו, אילו ערכים היו להן בעבר, מי שינה, באיזה תאריך ושעה, פירוט סיבת השינוי ועוד.
ההיסטוריה גם ניתנת לסינון ולהצגה בדוחות החברה.

באקסל אין יכולת שליטה במידע בלוח בקרה ראשי

האם יש מסמך אקסל שייתן לכם תמונה כוללת על כל מסמכי האקסל בתיקיות שלכם? ברור שלא.

למערכת SugarCRM היכולת להרכיב לוח ראשי (דף בית)
הכולל תמונת מצב בזמן אמת של החברה ומכיל את כל המידע הרלוונטי בעמוד אחד.
דף הבית יציג לכם את המטלות שעליכם לבצע היום (או צוות העובדים שלכם),
אילו פגישות נקבעו, אילו שיחות יש לבצע ועם מי.
והכי חשוב, יציג דוחות מצב על כל חתך מידע העולה על רוחכם.

כל הסיבות הנ"ל מוכיחות, מעבר לכל ספק, שמעבר ממסמכי excel למערכת CRM הינה הכרחית
ואף הכרחית עד כדי כך, שמומלץ, מלכתחילה, להשתמש במערכת CRM עוד בשלבים הראשונים של הקמת החברה.
מערכת CRM מאפשרת תפקוד נכון של תהליכי העבודה בחברה ומקצצת בשעות אדם המושקעות בניהול קשרי הלקוחות,
כך שהתייעלות זו מסתכמת בחסכון עצום בעלויות עבור החברה כבר בטווח הקצר.

למידע נוסף על האופן שבו SugarCRM חוסכת עבורכם בעלויות, לחצו לכניסה לבלוג זה.

למידע נוסף על יתרונותיה של SugarCRM מול מערכות CRM אחרות, לחצו לכניסה לבלוג זה.