מדוע הכרחי לעבור מ Excel למערכת CRM כל בעל עסק , מנהל, איש מכירות או כל משתמש אקסל אחר, מכירים את ההרגל המוכר בניהול קשרי הלקוחות דרך מסמכי האקסל. ככל שהחברה גדלה וכמות הלקוחות הפוטנציאליים והקיימים עולה, הרגל זה הופך ממועיל למזיק ותוצאתו יכולה להביא לירידה בתפקודה של החברה ואף לפגיעה ברווחיה. בשלב זה יש לוותר על ההרגל הבעייתי ולהתקדם למערכת CRM. ישנן סיבות רבות שבהן עבודה עם אקסל, על חשבון הקמת מערכת CRM, פוגעת בתפקוד החברה ורווחיה,מספר דוגמאות הן להלן:
